B2B-Projekte für Finanz- und Versicherungsbranche Mag. Günter Wagner
Counter / Zähler
Direkt zum Seiteninhalt

Praxis-Tipps für die Einhaltung der Geldwäsche-Pflichten in der Praxis

B2B-Newsletter > 2022 - Archiv > NL 7/22
Mag. Novotny: Behörde legt neue Geldwäsche-Checkliste vor:
Könnten Sie alle Fragen korrekt und umfassend beantworten?

Sind Sie also für die Prüfung bei Ihnen vor Ort vorbereitet?
Wir wiesen schon mehrmals auf ein – aus Zeitgründen? – vernachlässigtes Thema hin. Nämlich auf die Formvorschriften und unternehmerischen Vorkehrungen zur Vermeidung von Geldwäsche, die die Behörde regelmäßig – auch bei Versicherungsvermittler kontrolliert.

Zum Erinnern, haben wir unten im Beitrag mit dem Input von RA Mag. Novotny die wichtigsten Fakten nochmals für Sie zusammengefasst und erklären,
> WER von Geldwäsche betroffen ist,
> WAS zu tun ist, wenn von der Behörde ein Schreiben einlangt (ignorieren oder doch besser eine Negativ-Meldung abgeben? WO finde ich das richtige Formular),
> WIE man die Risikobewertung des eigenen Unternehmens durchführt und wann (mindestens 1x jährlich!) und welches Formular man dazu verwendet.
Den Beitrag von Mag. Stephan Novotny finden Sie unten anbei.


Alle bisherigen IDD und DSGVO-Praxisbeiträge können Sie kostenlos als PDF anfordern.
Ein Mail mit "JA zu INFO" an g.wagner@b2b-projekte.at genügt.
Mag. Novotny: Behörde legt neue Geldwäsche-Checkliste vor:
Könnten Sie alle Fragen korrekt und umfassend beantworten?

Sind Sie also für die Prüfung bei Ihnen vor Ort vorbereitet?
 
Wir wiesen schon mehrmals auf ein – aus Zeitgründen? – vernachlässigtes Thema hin. Nämlich auf die Formvorschriften und unternehmerischen Vorkehrungen zur Vermeidung von Geldwäsche, die die Behörde regelmäßig – auch bei Versicherungsvermittler kontrolliert.

Zum Erinnern, haben wir unten anbei die wichtigsten Fakten nochmals für Sie zusammengefasst und erklären,
> WER von Geldwäsche betroffen ist,
> WAS zu tun ist, wenn von der Behörde ein Schreiben einlangt (ignorieren oder doch besser eine Negativ-Meldung abgeben? WO finde ich das richtige Formular),
> WIE man die Risikobewertung des eigenen Unternehmens durchführt und wann (mindestens 1x jährlich!) und welches Formular man dazu verwendet.

A) Vorerst informieren wir über die neue Checkliste:
Das Marktamt hat kürzlich in Zusammenarbeit mit der Gewerbeoberbehörde der Stadt Wien eine neue Checkliste hinsichtlich Geldwäschekontrollen entworfen.
 
Diese Checkliste ist eine Auflistung der relevanten Fragen, die die Behörde bei Ihnen vor Ort abarbeiten und überprüfen wird, ob Sie Ihre Geldwäsche-Pflichten ordnungsgemäß erfüllt haben.
 
Das Dokument zum Herunterladen plus weiterführende Links zu Seiten, auf denen wir Ihre Verpflichtungen zum Vermeiden von Geldwäsche beschreiben (ist dann hilfreich zum Beantworten des Fragebogens…) finden Sie hier:
neue checkliste-geldwaesche_2022 von Marktamt_Gemeinde Wien
 
B) (Geldwäsche-)Behörde meldet sich bei Ihnen! Wie vorbereiten?
 
Im Frühjahr erreichten uns Berichte, dass sich die Gewerbebehörde bzw. in Wien das Magistrat mit eingeschriebenen Briefen bei Ihnen meldet.
 
Bevor wir auf die rechtlichen Grundlagen und das To Do eingehen, hier eine Einschätzung vom RA Mag. Stephan Novotny

„Bestimmte Gewerbe müssen aufgrund der gewerberechtlichen Regelungen zur Verhinderung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung im Verhältnis zu Kunden besonders aufmerksam sein („know your customer“). Dazu sind regelmäßige Identifizierungs-, Nachforschungs- und Dokumentationsaufgaben (Risikoerhebungsbogen!) zu erfüllen. Und der Behörde bei Vor-Ort-Prüfungen, aber auch nach schriftlicher Aufforderung (Eingeschriebener Brief!) die Einhaltung der Vorschriften zu belegen.

Bitte diese Verpflichtungen keinesfalls auf die leichte Schulter nehmen. Die EU hat die Pflichten in den letzten Jahren immer mehr verschärft, kürzlich trat bereits die 5. Geldwäsche-Richtlinie in Kraft.

Auch sollten Sie nicht glauben, dass man hier nur große Firmen kontrollieren würde. Im Gegenteil: Auch Klein- und Kleinstunternehmen werden angeschrieben und aufgefordert binnen 14 Tagen Unterlagen abzuliefern. Die aktuellen Rückmeldungen unserer Agenten zeigt dies ganz deutlich. Ich vermute, dass hier die zu Prüfenden nach dem Zufalls-Prinzip aus dem GISA-Verzeichnis ausgewählt werden.“

Schauen wir uns also an, welche Pflichten Sie als Versicherungsvermittler aufgrund der Geldwäsche-Richtlinie und Gewerbeordnung haben, deren Einhaltung vor Ort geprüft wird.

Wer ist betroffen? Fallen Sie etwa unter die Ausnahme-Regelung? Können Sie das Schreiben ignorieren oder müssen Sie eine Negativ-Meldung abgeben? Und falls Sie Geldwäsche-Pflichten erfüllen müssen, welche Formalitäten müssen Sie der Behörde gegenüber belegen? Haben Sie schon eine Risikobewertung zu Ihrem Unternehmen gemacht? Das und mehr beantworten wir unten anbei.

C)   Für welche Gewerbe gelten die Regelungen?

Die Pflichten gelten für einige Branchen, hier ein Auszug, der für Sie interessant sein könnte:
  • Immobilienmakler
 Wenn Sie Kauf- und Mietgeschäfte mit monatlichen Mieten von mindestens 10.000 Euro haben. Details unter   365m1 Abs. 2 Z 2 GewO 1994,
  • Unternehmensberater
Wenn Sie bestimmte Tätigkeiten erbringen (zum Beispiel Gründung von Gesellschaften, Ausübung der Leitungs- oder Geschäftsführungsfunktion einer Gesellschaft, Bereitstellung eines Sitzes, Ausübung der Funktion eines Treuhänders). Details unter § 365m1 Abs. 2 Z 3 GewO 1994,
  • Versicherungsvermittler
    (Versicherungsagenten, Versicherungsmakler und Berater in Versicherungsangelegenheiten sowie Gewerbliche Vermögensberater), sofern sie Lebensversicherungen oder andere Versicherungsprodukte mit Anlagezweck vermitteln. Details unter § 365m1 Abs. 2 Z 4 GewO 1994.
    Für Versicherungsagenten gibt es     zusätzlich eine spezielle Ausnahmeregelung:
Wenn Sie Agent sind, der weder Prämien noch für Kunden bestimmte Beträge in Empfang nimmt und Sie keine Versicherungsprodukte vermitteln, die zueinander in Konkurrenz stehen, oder nebengewerblich (§ 376 Z 18 Abs. 11) oder in Nebentätigkeit (§ 137 Abs. 3) tätig werden.
 

D) Negativ-Erklärung
 
Wenn Sie von der Gewerbebehörde aufgefordert wurden, die Risikobewertung vorzulegen, aber keine der relevanten Tätigkeiten (siehe oben) im laufenden Wirtschaftsjahr erbracht haben beziehungsweise nicht beabsichtigen zu erbringen, dann müssen Sie eine Negativ-Erklärung abgeben.
 
Damit geben Sie bekannt, dass Ihr Unternehmen nicht den Geldwäschebestimmungen unterliegt.
In diesem Fallen müssen Sie auch keine Risikoerhebung durchführen.
Erst dann, wenn Ihr Unternehmen zukünftig eine relevante Tätigkeit ausübt, gelten ab diesem Zeitpunkt auch für Sie die Geldwäschebestimmungen der GewO 1994. Und in diesem Fall ist dann von Ihnen die Risikoerhebung durchzuführen. Details dazu unten.
 
Das Formular für so eine Negativ-Erklärung finden Sie hier:
https://www.usp.gv.at/amtswege-online/mpu-mel/petitionCover.xhtml?p=pa
Dieses können Sie online ausfüllen und absenden.

Praxis-Tipp von Mag. Novotny:
„Da die Behörde zwar Ihren Gewerbeschein kennt, aber nicht über Ihre tatsächliche Tätigkeit Bescheid weiß, kann es durchaus wahrscheinlich sein, dass Sie per Einschreibung aufgefordert werden, Informationen und Unterlagen zu senden, obwohl Sie unter die Ausnahme-Regeln fallen.
Dieses Schreiben keinesfalls ignorieren, sondern binnen der gesetzten Frist von 14 Tagen eine „Negativ-Meldung“ abgeben, d.h. der Behörde zurück melden, dass Sie keine Tätigkeit ausüben, für die Sie die Maßnahmen zur Geldwäsche-Vermeidung setzen müssten“.

E) Risikobewertung des eigenen Unternehmens & Identität der Kunden prüfen
 
Viele gewerberechtliche Verpflichtungen zur Verhinderung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung betreffen das Verhältnis des Gewerbetreibenden zu den Kunden. Dazu zählen zum Beispiel diverse Identifizierungs- und Nachforschungspflichten. Wichtig ist auch die Schulungsverpflichtung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
 
Bereits mit Umsetzung der 4. Geldwäsche-Richtlinie hat Österreich die Vorschriften zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung im Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GwG) zusammengefasst. Zusätzlich gibt es zahlreiche Bestimmungen, u. a. in der Gewerbeordnung, dem Glücksspielgesetz sowie in der Rechtsanwalts- und Notariatsordnung. Daher findet sich die Abkürzung FM-GwG in vielen Agenturverträgen wieder. Damit überwälzt der Versicherer die Geldwäsche-Pflichten an Sie weiter.

„Diese Bestimmungen legen großes Gewicht auf das Prinzip „Know your customer“, das Geldwäschern den Vorteil der Anonymität nehmen soll“, wie das Finanzministerium auf seiner Homepage schreibt.
 
Das Prinzip „Know your customer“, also „Kenne Deinen Kunden“ ist sicher schon bekannt. Weniger bekannt ist jedoch diese „Risikobewertung“. Konkret handelt es sich um einen Fragebogen, in dem Sie Ihr eigenes Unternehmen hinsichtlich des Geldwäsche-Risikos bewerten.

Dazu Mag. Novotny:
„Wenn Sie unter die Bestimmung – also nicht unter die Ausnahme-Regeln – fallen, müssen Sie eine Risikobewertung durchführen. Diese muss nachvollziehbar ausgefüllt sein, auf dem aktuellen Stand gehalten und der Gewerbebehörde/Magistrat auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden (Details dazu hier: § 365n1 GewO 1994).
D.h. diesen Fragebogen müssen Sie auf jeden Fall ausfüllen und als PDF abspeichern. Ich empfehle ihn zumindest 5 Jahre aufzubewahren.
Und jedes Mal zu aktualisieren, wenn sich an Ihrem Risiko etwas ändert.
Nur wenn Sie dazu aufgefordert werden, müssen Sie diesen Fragebogen der Behörde zusenden (in Wien ist offensichtlich online gewünscht).
Tipp: Vorher nochmals auf Aktualität prüfen!“
 
Für die Durchführung dieser Risikobewertung, also das Ausfüllen des Fragebogens steht ein Online-Tool zur Verfügung:
Risikoerhebungsbogen ohne Registrierung im USP
 
Und auch eine Ausfüllhilfe für diesen Risikofragebogen gibt es:
Ausfüllhilfe zum Risikoerhebungsbogen: 171 KB PDF

Konkret müssen Sie beurteilen, ob
 
  • Ihre Kunden,
  • die Länder, mit denen Sie Geschäftsbeziehungen unterhalten werden,
  • die von Ihnen erzeugten/vertriebenen Produkte,
  • die angebotenen Dienstleistungen,
  • die durchgeführten Transaktionen oder
  • die verwendeten Vertriebskanäle
  • ein Risiko für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung darstellen könnten.
 
Zuerst müssen Sie Ihre Firmendaten eintragen und dann auswählen, welche Gewerbeberechtigung Sie haben (denn für jedes betroffene Gewerbe gibt es einen eigenen Risikoerhebungsbogen, der dann auf Seite 2 geladen wird.
Dort geht es dann um Ihren Standort (Land, Stadt/ Beurteilung der Kunden, etwa ob Sie politisch exponierte Personen „PEP“s betreuen, usw./ welche Produkt Sie vertreiben, ob Sie Kunden im EU-Raum oder auch außerhalb betreuen, usw).
Das System errechnet aus Ihren Antworten dann eine Risiko-Zahl betreffend Geldwäsche für Ihr Unternehmen.
 
Und zum Schluss fragt das System, ob Sie das Formular absenden oder als PDF (für sich selbst) abspeichern wollen. Das Formular schaut dann in etwa so aus:
Muster-Risikobewertungs-Fragebogen_Geldwaesche_fuer IVVA Webseite_Juli21_neutral
 
Zur Erinnerung: Nur wenn Sie von der Gewerbebehörde aufgefordert werden, die Risikobewertung vorzulegen, klicken Sie am Ende des Ausfüllvorganges auf die Schaltfläche „Absenden“. Der Risikoerhebungsbogen (elektronisches Formular) wird dann direkt an Ihre zuständige Behörde übermittelt.
 
Wenn Sie von der Gewerbebehörde aufgefordert wurden, die Risikobewertung vorzulegen, aber unter die oben beschriebenen Ausnahmen fallen, geben Sie eine Negativ-Erklärung ab.

Quellen: Homepage Finanzministerium, FMA, USP-Portal, Wien.gv.at, Webseite von Wirtschafts-Ministerium
sowie Wien.gv.at, Newsletter der Sparte Information und Consulting, IVVA.at
 
Weiterführende Informationen
 
       
 
Diesen Beitrag können Sie auch als PDF anfordern, ein Mail mit "Ja zu Infos" an g.wagner@b2b-projekte.at reicht.

Weitere nützliche Praxis-Beiträge finden Sie hier:
 


RA Mag. Stephan Novotny, Foto: Stephan Huger
 
 
RA Mag. Stephan Novotny
1010 Wien, NEU: Landesgerichtstraße 16 / 12

Zurück zum Seiteninhalt